Samarbeta med företag
Det kan finnas flera orsaker till varför man vill samarbeta, men oavsett vilken så uppstår nya intressen, förväntningar och kanske krav. Därför är det viktigt att ha kontroll och känna sig trygg i samarbetet. På den här sidan har vi samlat bra information om hur du skapar ett så lönsamt samarbete som möjligt.
En av juristerna som TryggaAvtal samarbetar med tipsar om vad som är viktigt att tänka på när du ska just samarbeta.
Juristens tips för ett bra samarbete
- Skriv ett skriftligt samarbetsavtal. Det är inget krav och muntliga avtal gäller. Men med skriftliga avtal blir det lättare att visa vad man kom överens om. Diskutera från början noga igenom syftet med samarbetet. Är det exklusivt, hur länge ska det gälla, får man använda underleverantörer, och hur löser man konflikter. Då blir det enklare att skriva ett samarbetsavtal.
- Ta referenser och skaffa dig en bra bild av dina samarbetspartners och deras ekonomiska situation. Det kan bli dyrt för dig om en samarbetspartner inte kan fortsätta verksamheten och måste avbryta samarbetet i förtid.
- Överväg noga vilka krav som är centrala för ditt företag och vilka eftergifter du kan acceptera. Fundera över hur du kan kompenseras om du måste acceptera villkor som är till din nackdel. Det kan exempelvis vara en högre avkastning.
- Var noga med hur du kommer ur samarbetet om det inte går som förväntat. Det måste inte vara för att din samarbetspartner har begått ett avtalsbrott. Genom frekventa uppföljningsmöten tillsammans kan ni ha en gemensam bild om hur det går och lättare komma överens om ändringar eller att avsluta samarbetet, utan att det blir en konflikt.
Inbjudan till samarbete och avsiktsförklaring
När du vill samarbeta med ett annat företag så börjar ni med en förhandling. Beroende på hur avancerade och kostsamt det kan vara att utvärdera och förhandla om samarbetet kan ni teckna en avsiktsförklaring. Ibland används även det engelska uttrycket ”letter of intent” när man talar om en avsiktsförklaring.
Syftet med en avsiktsförklaring är att visa på god vilja att komma fram till exempelvis ett samarbetsavtal, men utan att avsiktsförklaringen är bindande. Istället beskriver den vilka villkor som gäller under förhandlingen. Exempelvis, vad sker om man inte blir överens och inte kommer fram till ett avtal. Även om avsiktsförklaringen inte är bindande kan den ena parten tvingas ersätta den andre för de kostnader denne har haft under förhandlingarna. Därför är avsiktsförklaringar mer vanliga vid större förhandlingar såsom vid köp av ett företag.
Vid mindre affärer där kostnaderna för förhandlingarna är små kan en avsiktsförklaring nästan skapa mer förvirring än trygghet då om det inte får några konsekvenser att bryta avsiktsförklaringen. Då kan du fundera över om det är bättre att strunta i avsiktsförklaringen och istället lägga din tid på att få på plats ett faktiskt avtal.
Avtal för samarbeten mellan företag
När ni har förhandlat fram hur ni vill samarbeta är det bra att skriva kontrakt. Beroende på hur djupgående samarbetet är kan det behövas flera avtal. Vanligtvis skriver man ett samarbetsavtal.
Det finns inga regler för hur ett samarbetsavtal ska se ut. Det viktigt att ni klargör vad ni vill uppnå med samarbetet. Tänk på att avtalet ska vara till er hjälp för att visa hur samarbetet ska gå till så att ni kunna fokusera på verksamheten. Därför är det viktigt att ni från början lägger tid på att ordentligt diskutera igenom samarbetet och de olika situationer som kan uppstå. Det är mycket enklare att ta den diskussionen från början än att försöka komma överens när meningsskiljaktigheter har uppstått.
Bra saker att diskutera och ha med i ett samarbetsavtal är:
- Vad är syftet med avtalet?
- Vem ska göra vad och när?
- Hur länge ska samarbetet pågå?
- Kan man förlänga avtalet eller säga upp det i förtid?
- Kan tredjeparter, som underkonsulter, involveras?
- Är samarbetet exklusivt?
- Gäller någon sekretess?
- Vad händer om någon bryter mot avtalet?
Syftet med ett samarbete kan exempelvis vara att ett företag under en viss tid löpande ska köpa eller använda en produkt (såsom en återförsäljare eller licenstagare). Men det kan även gälla ett projekt där man utbyter kompetenser eller information. Därför behövs ibland fler avtal än samarbetsavtal. Det kan exempelvis var sekretessavtal, licensavtal och konkurrensklausuler. Om ni använder er av flera avtal är det viktigt att säkerställa att det inte finns några motsättningar de i olika avtalen. Det är annars lätt hänt att det skapar oklarhet i vad som faktiskt gäller.
Sekretess
Om ditt företag måste dela med er av känslig information eller kunskap med er samarbetspartner så bör du överväga ett sekretessavtal. Det kan exempelvis vara om samarbetet inleds för att ta fram en ny produkt eller tjänst. En ofärdig produkt eller en idé är svår att skydda. Då är sekretessavtalets roll att skydda idén så att samarbetspartnern inte tar den och försöker med en egen lösning. Då är det väldigt viktigt att vara noggrann med vad i idéen som ska skyddas av sekretess.
Konfidentiell information kan även vara kunskap eller annan data som samarbetspartnern ska få tillgång till. Då är det viktigt att klargöra vem som ska få tillgång till informationen och hur länge. Får exempelvis samtliga anställda hos samarbetspartnern tillgång och hur är det med underkonsulter? Dessutom bör det vara tydligt vem som är ansvarig för att till exempel anställda eller underkonsulter följer sekretessavtalet och vad som sker om det bryts.
Tyvärr är det så att även om ni har ett bra sekretessavtal så kan det vara svårt att bevisa om någon har brutit mot avtalet. Därför är det bra att alltid försöka begränsa mängden konfidentiell information som delas i samarbetet.
Sekretessavtal skrivs ofta innan förhandlingarna är klara och det finns ett samarbetsavtal. Det är för att parterna ska känna sig tryggare med att visa eller berätta om saker som kan vara konfidentiella under förhandlingen. Finns det redan ett samarbetsavtal kan en sekretessklausul läggas till avtalet.
Exklusivitet
När du ska inleda ett samarbete med exempelvis en kund eller en leverantör kan denne begära att få exklusivitet. Det betyder att du inte får sälja till andra liknande verksamheter eller köpa från någon annan. Är du en liten eller ny aktör på marknaden kan det vara svårt att stå emot den typen av krav. Det är då viktigt att du ställer motkrav på att exempelvis kunden måste köpa för ett visst belopp under samarbetet, eller att avtalet inte är gällande för en så lång tid att det kanske begränsar er tillväxt mer än det främjar det.
Kundavtal och licenser
Om du har en kund eller leverantör som du ofta gör affärer med kan ni skriva ett kundavtal för att specificera hur samarbetet ska gå till. Även här är det relevant att ta upp frågor om exklusivitet, ansvar och skadestånd om ena parten bryter mot avtalet. Men även punkter som hur leveranserna ska genomföras, vilken kvalitet som gäller, och hur det ska betalas.
Tänk på att villkoren i avtalet ska vara rimliga för din verksamhet. Om du exempelvis har en underleverantör så kan du inte garantera din kund mer än vad underleverantören kan lova.
Om du exempelvis säljer en mjukvara eller annan vara där du har ett patent eller upphovsrätt så kan det vara lämpligt att göra det genom ett licensavtal. Licensavtalet ger då kunden rätt att använda varan utan att äganderätten går över till kunden.
Liksom olika begränsningar i samarbetsavtal eller kundavtal kan licensen begränsas till exempelvis ett geografiskt område, ett visst användningsområde och en tidsperiod. På samma sätt kan kunden (licenstagaren) ha ensamrätt på att använda varan. Då har kunden exklusiv rätt till varan som licensen avser så länge licensen är gällande.
Joint venture
När flera företag samarbetar genom att starta ett nytt gemensamt bolag kallas det ”joint venture”. Joint venture är användbart när verksamheten för samarbetet ska vara mer självständigt och kunna fungera som ett eget företag. Exempelvis om det är en helt ny typ av verksamhet som ska drivas eller om man samarbetar för att ena partnern ska komma in på marknaden i ett annat land. Samtidigt blir det en mer komplex form av samarbete när bland annat aktieägaravtal och finansieringsavtal behövs när ett nytt bolag ska startas.
Konsult- och uppdragsavtal
För både små och stora samarbeten kan ena parten anlitas som en konsult av den andre. Ett konsultupplägg behöver tydliga avtal. Konsultavtal beskriver exempelvis vad som ska göras och när samt vem som äger rättigheterna till det som skapas. Dessutom, om det är enstaka personer som anlitas, bör avtalet klargöra att det inte handlar om en anställning. Skulle ett konsultuppdrag anses vara en anställning av exempelvis Skatteverket eller facket så kan det innebära ytterligare kostnader såsom arbetsgivaravgifter.
Samarbeta med konkurrenter
Som småföretagare kan det vara ett bra strategiskt val att börja samarbeta med en konkurrent. Det kan handla om att dela på kostnader, skapa kluster eller gemensamma plattformar som gör att ni syns mer tillsammans. För företag på en föränderlig marknad kan samarbeten vara ett sätt att stå starkare och överleva. Vissa typer av samarbeten sker naturligt och behöver inga avtal. Medan andra samarbeten gör parterna mer beroende av varandra. Då känns det tryggare om ni har specificerat hur samarbetet ska ske i ett skriftligt avtal.
Även större företag kan tjäna på olika former av samarbeten med konkurrenter. Då är det dock viktigt att konkurrensen inte påverkas på marknaden. Ett samarbete där man exempelvis kommer överens om prissättning och uppdelning av marknaden är konkurrensbegränsande och därmed olagligt och straffbart. Dessutom är avtal som inte följer konkurrensreglerna ogiltiga.
När två företag slås samman kallas det företagskoncentration. Om företagen är stora på marknaden så kan sammanslagningen förbjudas av Marknadsdomstolen. Det är Konkurrensverket som tar ärendet till domstol. Men alla sammanslagningar av företag som totalt omsätter mer än en miljard eller där minst två av företagen omsätter 200 miljoner vardera, ska anmälas till Konkurrensverket.
Även den som har påverkats negativt av ett otillåtet samarbete kan ta ärendet till domstol. För drabbade konsumenter kan Konsumentombudsmannen föra en grupptalan. Som företag får man själv föra talan i Marknadsdomstolen. Om samarbetet fälls ska företagen som döms ofta betala skadestånd.